Accès aux registres d'état civil

La tenue des registres des naissances, des mariages et des décès pour l'Etat est une invention de la Révolution française. En 1792, la France a introduit les premiers offices de l'état civil. Ailleurs, on se contenta encore longtemps des registres paroissiaux. Chez nous, en Valais, ce fut la loi du 25 mai 1852 sur la tenue des registres de l'état civil qui inaugura le contrôle de l'Etat sur les inscriptions des naissances, des mariages et des décès. Le Gouvernement de l'époque, à majorité radicale, introduisit, afin d'obtenir une plus grande régularité, des formulaires uniformes avec des rubriques imprimées. Il décréta également l'obligation de faire la déclaration de chaque naissance, mariage ou décès au teneur des registres, puis il chargea le clergé de cette tâche. L'article premier de la loi précise : « Les registres de l'état civil destinés à l'inscription des naissances, des mariages et des décès son confiés aux RR. desservants des paroisses. » Ces registres civils ont été tenus consciencieusement de 1853 à 1875. Hélas, ils n'ont été que partiellement conservés. Quarante-deux de ces registres se trouvent aujourd'hui aux Archives d'Etat. Heureusement, les curés ont continué parallèlement les inscriptions dans les anciens livres de paroisse. C'est seulement après la révision de la Constitution fédérale, en 1874, que le législatif put émettre une loi sur le mariage et l'état civil, introduisant ainsi une réglementation valable pour toute la Suisse. Avec l'introduction du mariage civil, la loi releva le clergé catholique et protestant de la tenue des registres. Le Valais créa, en 1876, 53 arrondissements de l'état civil. Désormais, la responsabilité de la tenue des registres des naissances, des mariages et des décès incomba aux officiers de l'état civil, nommés par le Conseil d'Etat. En 1929, on y ajouta les registres des familles. Actuellement, le canton compte 72 arrondissements. Ceux ci sont soumis à un contrôle très strict de la part de l'Etat, et c'est le Service cantonal de l'état civil, qui a ses bureaux à l'Avenue de la Gare 39 à Sion (ancien bâtiment dit des Entrepreneurs), qui est l'organe officiel de surveillance. Ce service est actuellement dirigé par Mme Françoise Gianadda. Les registres de l'état civil ne sont bien sûr pas accessibles au public. Leur consultation est soumise aux sévères réglementations de la loi sur la protection des données d'une part, et de l'autre aux réglementations plus sévères encore de l'ordonnance fédérale sur l'état civil, du premier juin 1953.

Ce que chaque généalogiste doit savoir, s'il ne veut pas s'exposer à de graves désillusions, est contenu dans les articles 29 à 30a et 138 de l'ordonnance, en vigueur depuis le 1.1.1998.

Art. 29
Toute personne a le droit de connaître les données qui concernent son propre état civil. La divulgation de données à des représentants légaux ou conventionnels s'effectue dans les limites de leurs pouvoirs. La divulgation de données personnelles aux tribunaux et aux autorités administratives suisses s'effectue sur demande et dans la mesure où cela est indispensable à l'accomplissement de leurs tâches légales. La divulgation de données personnelles à des particuliers s'effectue lorsqu'un intérêt direct et digne de protection est établi et que l'obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée.

Art. 29a
L'autorité cantonale de surveillance peut autoriser par écrit la divulgation de données personnelles à des fins de recherche scientifique ne se rapportant pas à des personnes, lorsque l'obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée. Elle impose les charges prévues par le droit de la protection des données, en obligeant notamment les destinataires à : rendre les données anonymes dès que le but du traitement le permet; ne communiquer les données à des tiers qu'avec le consentement de l'autorité cantonale de surveillance; garantir que l'identification des personnes concernées est impossible en cas de publication des résultats du traitement. L'autorité cantonale de surveillance peut autoriser par écrit la divulgation de données personnelles à des fins de recherche se rapportant à des personnes pour autant que l'obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée. Elle assortit l'autorisation de charges afin d'assurer la protection des données. La divulgation de données personnelles s'effectue au moyen : de communications (fondées notamment sur les art. 106 et 120 ss); d'extraits (art. 138 ss); de copies (art. 143 et 144); d'inscriptions portées dans le livret de famille (art. 146 ss); de renseignements écrits; de renseignements oraux aux offices de l'état civil, aux autorités cantonales de surveillance de l'état civil et à l'Office fédéral de l'état civil; La divulgation est soumise aux prescriptions particulières de l'art. 138, alinéas 2 à 4.

Art. 30a
L'autorité cantonale de surveillance peut, exceptionnellement, autoriser par écrit la consultation des registres de l'état civil si la divulgation des données conformément à l'art. 30 ne peut manifestement pas être exigée. Elle assortit l'autorisation des charges nécessaires à la protection des données.

Art. 138
L'office de l'état civil délivre les documents suivants sur la base des registres spéciaux ou du registre des familles : les extraits; les attestations et certificats; Les documents établis sur la base des registres des familles régionaux ou centraux (art. 113, 3^e et 4^e al.) sont exclusivement délivrés par la personne responsable de la tenue de ce registre. Si l'ordonnance du 31 mai 1996 sur les formules de l'état civil et leurs modes d'écriture prévoit une formule pour le document à délivrer, celle-ci doit être utilisée. La divulgation de données personnelles correspondant à des inscriptions radiées ou recouvertes ainsi qu'à des parties radiées d'une inscription nécessite l'autorisation de l'autorité cantonale de surveillance. 

Remarque
Les prescriptions de protection des données ne s'appliquent pas aux registres de plus de 120 ans (la date de la clôture du registre fait en principe foi). Toute personne intéressée peut donc en prendre connaissance d'entente avec l'officier de l'état civil. 

Résumons
Toute personne a le droit de connaître les données qui concernent son propre état civil (art. 29, al. 1 OEC) et donc de se faire délivrer des documents qui comportent des indications relatives à sa propre existence ainsi qu'aux liens qu'elle a avec ses parents en ligne directe et son conjoint (ou ses conjoints successifs). Un particulier ne peut demander un acte que pour lui-même, sauf s'il produit une procuration. La ligne directe n'existe plus; les personnes en vie doivent donner leur ac­cord pour que d'autres puissent obtenir des extraits les concernant.

Depuis le 1.1.1998, une autorisation de consulter les registres n'est donnée qu'aux professionnels munis d'une procuration de la famille. Pour les autres cas de recherches généalogiques, l'autorité de surveillance peut délivrer une autorisation d'obtenir des ren­seignements auprès des officiers de l'état civil, contre émolument; cette autorisation ne sera délivrée qu'après avoir épuisé toutes les possibilités d'obtenir les renseignements par la délivrance d'extraits. L'ordonnance fédérale sur les émoluments en matière d'état civil du 27 octobre 1999 prévoit, en autres, les émoluments suivants : 

Acte de naissance, décès, mariage ou reconnaissance : Fr. 25,00 Certificat individuel d'état civil : Fr. 25,00

Acte de famille : Emolument de base : Fr. 25,00 (+ par personne supplémentaire autre que le titulaire : Fr.  5,00 )

Attestation et certificat : Fr.  30,00 Collaboration à la consultation des registres, par demi-heure :  Fr. 40,00 Autorisation de divulguer ou de consulter des données : Fr.  20,00 à 200,00

Bulletin 2 - AVEG 1992 - BT et Oggier Jean-Charles (août 2000)